Informativa sul trattamento dei dati personali – Servizio Chatbot OpenCity AI

Titolare del trattamento e dati di contatto:

Comune di Vicopisano, con sede in Vicopisano, via del Pretorio 1 – tel. 050.796511 – PEC: comune.vicopisano@postacert.toscana.it.

Responsabile della Protezione dei dati (RPD) e dati di contatto:

 Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) è sempre raggiungibile all'indirizzo del titolare e all'e-mail: responsabileprotezionedati@comune.vicopisano.pi.it.

Finalità e base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene per consentire l’utilizzo del Servizio Chatbot OpenCity AI, che permette ai cittadini di interagire in modo automatizzato con l’Ente e ricevere risposte informative.

La base giuridica del trattamento è costituita da:

• l’art. 6, par. 1, lett. e) del GDPR (“esecuzione di un compito di interesse pubblico”);
• nonché l’art. 6, par. 3, in relazione ai compiti istituzionali dell’Ente.

Non vengono trattati dati per finalità di profilazione o marketing.

Modalità di funzionamento del servizio

Il chatbot è accessibile tramite un componente web (“widget”) posizionato sulle pagine del sito istituzionale.
Cliccando sull’icona, si apre una finestra di chat che consente all’utente di porre domande all’Assistente Virtuale.

• L’interazione avviene in sessione non autenticata.
• Non viene richiesto alcun dato personale identificativo (nome, email, SPID, ecc.).
• Non vengono salvati cookie che permettano di riconoscere le visite successive.
• Ogni nuova visita o ricarica della pagina avvia una nuova sessione completamente indipendente.

All’apertura del widget vengono mostrati i Termini di Servizio e l’Informativa privacy dell’Ente, che l’utente può leggere prima di interagire con il chatbot.

Trattamento dei dati e anonimizzazione

Quando l’utente invia un messaggio nel chatbot:

• il testo della richiesta viene trasmesso al sistema OpenCity AI;
• OpenCity AI applica un filtro di pseudonimizzazione automatica (Privacy by Design), sostituendo eventuali dati personali (es. nomi, indirizzi, numeri di telefono) con token temporanei;
• solo la versione anonimizzata viene inoltrata al modello linguistico Gemini, che non riceve né elabora dati personali;
• i dati personali eventualmente inseriti restano gestiti esclusivamente da OpenCity AI, senza essere comunicati a terzi.

I log delle conversazioni vengono conservati solo in forma aggregata e anonima, a fini statistici e di miglioramento del servizio, senza possibilità di risalire all’identità degli utenti.

Indicizzazione dei contenuti e fonti informative

La base di conoscenza del Chatbot è costruita tramite una scansione periodica dei siti web dell’Ente da parte di un crawler interno a OpenCity AI, nel rispetto delle direttive del file robots.txt.
Il sistema opera come un motore di ricerca interno, indicizzando solo contenuti pubblicamente accessibili e nel rispetto dei limiti temporali e di pubblicazione previsti per i documenti, in particolare nella sezione “Amministrazione Trasparente”.

Cookie e strumenti di tracciamento

Il servizio Chatbot non utilizza cookie di profilazione.

Integrazione con sistemi di terze parti

Alcune funzionalità possono prevedere l’uso di servizi esterni, come OpenStreetMap per la geo-localizzazione nelle segnalazioni territoriali.
L’utilizzo di tali servizi comporta il trasferimento automatico di alcuni dati tecnici (es. IP, user-agent) ai server di OpenStreetMap Foundation (OSMF), nel rispetto della loro informativa consultabile qui:
https://osmfoundation.org/wiki/GDPR_Privacy_Statement#Data_we_receive_automatically